A civil szervezetek – ebben a cikkben alattuk főként az alapítványokat és egyesületeket értem – az évzárás tekintetében is több ponton eltérő jogszabályi környezettel rendelkeznek a normál cégekhez képest. Külön nehézség esetükben, hogy több törvény és rendelet is érinti mind a számvitelüket, mind pedig az egyéb évzáráshoz kapcsolódó teendőiket. Éppen ezért néha egy két feladat esetükben egyszerűen elmarad, kimarad, így talán nem hiába való, ha összefoglaljuk ezeket a tételeket, jelen cikkben inkább számviteli oldalról megközelítve a kérdést.

A civil szervezetek esetében az első és legfontosabb, hogy a 479/2016 (XII.28.) Korm. rendelet a számviteli törvény szerinti egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési sajátosságairól az alfája és az omegája a számvitelüknek. Ugyanakkor elmondható, hogy minden olyan kérdésben, amelyet ez a rendelet, vagy a civil törvény másként nem szabályoz, a számviteli törvény általános szabályait kell irányadónak tekinteni.

A civil szervezetek egy része továbbra is vezethet egyszeres könyvvitelt, naplófőkönyvi formában. Ezzel a választási opcióval kizárólag azok a szervezetek élhetnek, akik nem rendelkeznek közhasznú státusszal, a közhasznú státusszal rendelkező civilek kizárólagosan kettős könyvvitelt vezethetnek. Az új kormányrendelet egyértelművé tette, hogy abban az évben, amelyben a civil szervezet a közhasznú jogállását megszerezte, már kötelezően kettős könyvvitelt kell vezetnie. Természetesen a nem közhasznú jogállású szervezet is választhatja a kettős könyvvitelt.  Mikrogazdálkodói könyvvezetést és beszámolókészítést nem választhatnak, mint ahogy továbbra sem élhetnek az eltérő üzleti év lehetőségével, kizárólag naptári évben gondolkodhatnak.

Ennek alapján a közhasznú szervezetek jelenleg az alábbi beszámolási formák közül választhatnak:

1. Egyszerűsített beszámoló a kormányrendelet 1. és 2. sz melléklet szerinti formában, egyszeres könyvvitelt vezetőknek, ÁNYK nyomtatvány-megfelelés: PK-341 és 341P
2. Egyszerűsített éves beszámoló a kormányrendelet 3. és 4. melléklete szerinti formában, a kettős könyvvitelt vezetőknek, ÁNYK nyomtatvány megfelelés PK-342 és 342P
3. Számviteli törvény szerinti éves beszámoló a kettős könyvvitelt vezetőknek, ÁNYK nyomtatvány jelenleg külön erre a célra jelenleg nincs, problémát okozva a letétbe helyezésnél. Azon civilek részére, akik ezt a formát választották, és elektronikus letétbe helyezésre kötelezettek, javaslom a PK-342-es nyomtatvány garnitúra egyéb csatolmányaként közzétenni az éves beszámolót.

A többi esetben is probléma, hogy – noha mind a kormányrendelet mind a számviteli törvény csak tartalmilag köti meg a beszámolók sémáját –  az elektronikus letétbehelyezést nem tudjuk kivitelezni jelenleg csak olyan ÁNYK nyomtatványokkal, melynek legfeljebb a csatolmánya lehet az általunk elkészített formátum.

A beszámoló letétbe helyezési határideje május 31-e, letétbe helyezni ezen szervezeteknek az OBH-hoz kell. A letétbe helyezés kötelezően elektronikus azon szervezetek részére, akik közhasznú státusszal rendelkeznek, vagy a szervezet típusa miatt kötelezettek erre. Mindazon szervezetek, akik egyik körbe sem tartoznak az előzőkben említettek közül, a letétbe helyezést papír alapon is megvalósíthatják.

Letétbe helyezni a jegyzőkönyvet és a beszámoló elfogadó határozatot nem kötelező, de nem is tilos. Önmagában az a tény, hogy a letétbe helyezése nem kötelező az elfogadó jegyzőkönyvnek, a jegyzőkönyv felvételétől és a beszámoló elfogadásától nem lehet eltekinteni, hiszen fő szabály szerint kizárólag az arra jogosult testület által jóváhagyott beszámolót lehet közzétenni.

Sajnos még mindig nagyon sokszor probléma és típushiba a közhasznú státusz és a közhasznú tevékenység nem megfelelő elkülönítése a gyakorlati életben, így erre célszerű külön kiemelt figyelmet fordítani úgy a könyvvezetés, mint a beszámoló készítés folyamán.  Közhasznú tevékenységet közhasznú státusz hiányában is lehet végezni, tehát hangsúlyozom, a közhasznú státusz nem egyenlő a közhasznú tevékenységgel. Ugyanakkor nagyon fontos figyelni arra a tényre, hogy mi is a közhasznú tevékenység fogalma – ennek ugyanis a NAV 1% fogadása tekintetében is kiemelt szerepe van – és az alapító okirat, alapszabály megújítása okán is foglalkoznunk kell vele. A közhasznú tevékenységgel kapcsolatosan típushiba a beszámoló készítés során, hogy sem a közhasznú tevékenység bevételei, sem a közhasznú tevékenység ráfordításai soron nem szerepeltetnek adatokat, ezáltal veszélyeztetve például a NAV 1%-ból eredő összegek jogosságát, legalábbis vitatható tényállás jön létre.

A beszámoló részeként minden civil szervezet kötelezően közhasznúsági mellékletet készít – függetlenül a közhasznú jogállás fennállásától – és ezt a beszámolóval együtt letétbe kell helyeznie. Cél a közhasznúsági paraméterek hosszú távú vizsgálhatósága. Sok esetben – a nem közhasznú jogállásúaknál – ennek közzététele egyszerűen elmarad, mondván nincs benne adat. Ezzel én nem értek egyet, tekintve hogy adattartalma között szerepel a cél szerinti tevékenységek kibontása is, az pedig minden szervezetnek van, közhasznú tevékenység híján is. Ha nem lenne cél szerinti tevékenysége, nem beszélhetnénk civil szervezetről.

A kettős könyvvitelt vezetőknek még kiegészítő mellékletkészítő kötelezettsége is keletkezik, mely alatt – amennyiben a kormányrendelet szerinti beszámolást választotta – nem a hagyományos értelemben vett kiegészítő mellékletet, hanem a kormányrendelet szerinti kiegészítő mellékletet kell érteni, ami tulajdonképpen a szervezet által kapott támogatásokról szól, támogatásonkénti bontásban. Ezzel a legtöbbször az a baj, hogy ha nincs benne adat, sehogy sem töltik, holott véleményem szerint a közzétételtől nem lehet eltekinteni. Fontos figyelemmel lenni a beszámoló nyomtatvány azon sajátosságára, hogy ha ebbe nem írunk bele legalább egy valamilyen adatot – én a „kifejezett támogatások nélkül” fordulatot szoktam javasolni – akkor egyszerűen nem kerül közzétételre ez a része a beszámolónak.

A kiegészítő mellékletben a támogatások forrását is be kell mutatni, erre utalást jellemzően a támogatási szerződésben, vagy az ahhoz kapcsolható tetemes dokumentációban találhatunk. Sajnos nem minden támogatás az, aminek elsőre látszik. Nagyon fontos, hogy véleményem szerint támogatást és annak elszámolását a támogatási dokumentáció ismerete nélkül jól könyvelni nem is lehet.

További típushiba, hogy a civil szervezeteknél rendre elmarad a “természetben” kapott tételek könyvelésben történő lekövetése, sokszor még a bizonylatolása is, pedig ez mind a nyújtónak, mind pedig a fogadó civil szervezetnek fontos lehet. A civil szervezet szempontjából sok esetben nem mindegy, mennyi a kimutatott bevétele a megfelelő arányszámok biztosításához, hogy csak a vállalkozási tevékenységet folytatókat említsem stb. Mi is lehet ilyen tétel? Például a busz ingyen használata a nyugdíjas kiránduláson, a terem biztosítása az alapítványi bálhoz stb.

Költség elszámolási oldalon is több kérdés tisztázandó egy civil szervezet életében, mert sem a költség típusa, sem annak volumene nem mindegy. Például egy iskolát támogató alapítvány számítógépeket szerez be, ezt hogyan könyveljük? Először is minősíteni kell az esetet, első és legfontosabb kérdés: kinek a tulajdona a számítógéppark? Ha átadja az iskolának, akkor rögtön költségként jelentkezik ez a beszerzés az alapítványnál, és a könyveiből ezáltal ki is kerül, ha az alapítvány csak használatba adja az iskolának ezeket a gépeket, akkor tárgyi eszközként tartja őket nyilván és értékcsökkenésként kerülnek a könyvekből kivezetésre, adott esetben akár több év alatt. Eredmény szempontjából ez egyáltalán nem mindegy.

Még egy dolog, amire fel kell hívjam ismételten a figyelmet. Tekintve, hogy a számviteli törvény hatálya alatt is áll a civil szervezet, a számviteli törvényből eredő egyes kötelezettségektől, mint például az átértékeléstől vagy az időbeli elhatárolástól sem  tekinthet el.

* * *

Bár jelen cikkemben főleg számviteli és beszámolás technikai szempontból közelítettem meg a civil szervezeteket – természetesen még ezen a téren is van bőven említésre méltó eset -, fontos, hogy nincs évzárás náluk társasági adó, iparűzési adó, statisztika és sok esetben KOZ nyomtatvány nélkül sem, így ezekre a paraméterekre is részletekbe menően igyekszünk kitérni a 2018. március 13-án tartandó konferencián, ahol igyekszem minden fontos tényezőre a figyelmet felhívni. A konferenciára a mai napon még kedvezményesen tudtok jelentkezni az alábbi linken >> Civil szervezetek adózása, számvitele, zárása

Továbbá ajánlom figyelmedbe, hogy tavaly ősszel szakmai vezetésemmel útjára indult a Civil Klub. Ha még nem vagy klubtag és szívesen kipróbálnád a tagságot, akkor jelentkezz bátran! Szeretettel várlak!