Július elején elindult a cégkapu. Még gyerekcipőben jár, de már meglepődve látom több szakmai fórumon, hogy a könyvelők sorban regisztrálják a cégeket. Véleményem szerint ez nem könyvelői feladat!

A cégkapu a cég egyedi elektronikus “postaládája”. Joggal kérdezem ezek után: A cégek postai küldeményeit könyvelőként Te kezeled? A legtöbb esetben – megjegyzem nagyon helyesen – nem. Ezt az elméletemet támasztja alá továbbá az is, hogy az ügyvezetők, vezető tisztségviselők saját ügyfélkapuja alá lehet az általuk képviselt céget, szervezetet felvenni. Az ügyvezető ügyfélkapuja a saját személyes “tulajdona”, a személyi igazolványukat se használja helyettük a könyvelőjük. Azon nem léphet be bárki, csak az arra jogosult személy. Ha viszont ezt valaki más teszi meg, akkor bizony az nem törvényes megoldás…

Ezen kívül a cégkapu rögzítésekor telefonos elérhetőséget és e-mail elérhetőséget kell megadni. Megint felmerül a kérdés: Te melyik e-mail címet adnád meg könyvelőként? Azt, amelyik a cégjegyzékben szerepel – mert napi szinten éppen azon kommunikáltok -, vagy azt, amit az ügyfélkapuhoz használ az ügyvezető. Ha már az ügyvezető helyett – és nem vele, vagy őt segítve – regisztrálod a cégkaput, akkor a saját magad védelme érdekében legyen írásos dokumentációd arról, hogy melyik e-mail címet kell használnod ügyfeled cégkapu regisztrációja során. Ez nagyon fontos kérdés, tekintettel arra, hogy a regisztrációhoz egyáltalán nem kötelező a cégjegyzékben szereplő vagy az ügyfélkapus e-mail cím használata.

A saját cégem részére én magam egy külön elektronikus elérést készítettem erre a célra, amit azóta rendszeresen figyelek!

Ha könyvelőként végzed el ügyfeleid helyett a regisztrációt, akkor újabb bonyodalmat okozhat az a tény, hogy az érintett mit sem sejt az egészről. Honnan fogja tudni, hogy mit, hogyan és mikor kell figyelnie? Az általad megadott elérhetőségekre ugyanis nem is olyan sokára hatóságok, bíróságok, végrehajtók, stb. fognak hivatalos iratokat, végzéseket küldeni. Hozzáteszem a jövőben nemcsak a könyvelői kapcsolatot igénylő hatóságok fognak itt levelezni. Hosszútávon nagyon sok regisztrációt igénylő eljárás lesz elvégezhető a cégkapun keresztül, mint például egy építési engedély, stb… Mi történik akkor, ha a megadott e-mail címre – amivel könyvelőként az ügyfeled helyett regisztráltál – hatósági irat kerül kézbesítésre és az – az előbb említett okok miatt – nem kerül átvételre? Ez bizony könyvelőként komoly felelősségi kérdéseket is felvet, főleg, ha az át nem vett irat valamilyen további jogkövetkezménnyel jár az ügyfeledre nézve.

Véleményem szerint a mai világban az ügyfeleknek is hozzá kell szokniuk ahhoz, hogy vannak olyan feladatok, amit a könyvelő nem vállalhat át tőlük. Egy vállalkozás, cégvezetés felelősséggel jár, amibe beletartoznak az adminisztrációs kötelezettségek is.

Könyvelőirodánk cégkapu regisztráció ügyben készített egy tájékoztatót az ügyfelek részére, amelyben illusztrálta a regisztráció folyamatát. Természetesen, ha az ügyfél elakad, akkor állunk rendelkezésére, de nem vállaljuk helyette a cégkapu regisztráció elvégzését.

A könyvelő társadalomban bizonyára megoszlanak az ezzel kapcsolatos vélemények, de szerintem a cégkapu regisztrációt nem szabad könyvelőként felvállalni, ha mégis, akkor készüljön róla írásos dokumentáció a saját magunk védelme érdekében.

* * *

Amennyiben szeretnél velem személyesen is találkozni, akkor szeretettel várlak a PENTA UNIÓ Zrt. szervezésében civil témában tartandó konferenciáimra, melyekre az alábbi linken jelentkezhetsz:

Gazdálkodj okosan civil módra! Az alapítástól a megszűnésig

Civilek a számvitel és adózás tengerén