Az elektronikus számlázás szabályai kapcsán 2013. január 1-jétől jelentős változások léptek életbe az Áfa törvényben. Az új, jelentősen megengedőbb szabályrendszer a közös hozzáadottérték-adó rendszerről szóló 2006/112/EK irányelvnek a 2010/45/EU tanácsi irányelvvel való módosításával összhangban került bevezetésre.

Az Európai Uniós szabályok módosításának célja az elektronikus számlázás minél szélesebb körű elterjedésének ösztönzése volt, tekintettel arra, hogy az jelentős hatékonyságnövekedést és költségcsökkentést okoz a vállalatoknál. Az egyszerűsítés lényege többek között, hogy 2013 óta nem feltétlenül szükséges a számlákat elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátni ahhoz, hogy megfeleljen az Áfa törvény e-számlára vonatkozó előírásainak. Így tulajdonképpen bármi elektronikus számlának minősülhet, ha a kommunikációs csatorna elektronikus.

Bár az Európai Unió által megszabott feltételek már több mint két éve itthon is adottak az egyszerűsített e-számlázásra, a részletszabályok változásának hiányában továbbra is problémás a könnyítések alkalmazása, és éppen ezért az e-számlázás sem terjed olyan mértékben, ahogy az indokolt lenne.

Sok adózó még mindig nincs tisztában azzal, hogy milyen kockázatot vállal, ha egy kinyomtatott majd beszkennelt, PDF formátumú számlát befogad, iktat és kifizet. Ez a dokumentum, vagy egy e-mailben küldött linken keresztül letöltött bizonylat ugyanis az Áfa törvény 2013 óta érvényben lévő szabályai miatt e-számlának minősül, ezért arra az elektronikus számlára vonatkozó előírások vonatkoznak.

Az e-számlákra vonatkozó elvek

Az elektronikus úton és a papír alapon kibocsátott számláknak ugyanazt a három fő elvet kell teljesíteni. Biztosítani kell az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét és az olvashatóságot. A három elv nem a levonási jog, hanem a kibocsátás vizsgálatát jelenti: valóban megtörtént-e az ügylet, a teljesítésre kötelezett megfelelő-e, a szerződés szerinti ellenérték helyes-, megfelelő-e a fizetési címzett…?

A hármas elvet úgy lehet biztosítani, ha a számlát fokozott (vagy minősített) elektronikus aláírással és időbélyeggel látjuk el, vagy ha a felek olyan egyéb üzleti eljárást alakítanak ki, ami megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít (például a vállalatirányítási rendszeren keresztül, vagy a szerződés, a megrendelés, a teljesítés, a számlázás és a kifizetés logikai összekapcsolásával és ellenőrzésével). Ennek pontos kidolgozása azonban az adózó döntése, nincsen rá egységes szabályozás. Ez a magyar szabályozástól általában idegen „szabad” megoldás sokakat zavarba ejt, és tartózkodnak a saját megoldások kidolgozásától. Nem ez jelenti azonban a legfőbb gátat az e-számlák elterjedésében, hanem az archiválási szabályok.

E-számlák megőrzése

Az elektronikus úton kibocsátott okiratok megőrzésére vonatkozó szabályok jelentősen eltérnek a papír alapú archiválástól. Az elektronikus okiratot ugyanis kizárólag elektronikus formában lehet megőrizni. Az e-archiváláshoz a dokumentumot (vagy több dokumentumot együttesen) elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni. Az Archiválási rendelet erre vonatkozó előírása ugyanis 2013 óta nem változott, így – habár az Áfa törvény nem követeli meg az e-aláírással és időbélyeggel való ellátást – archiválási szempontból kötelező és annak hiánya mulasztási bírságot eredményezhet, mind a kibocsátónál, mind a befogadónál.

A másik, igen fontos következmény a számla befogadójánál, hogy adólevonási joga kizárólag az eredeti, elektronikus dokumentumhoz kapcsolódik. Amennyiben azt az adóhatóság kérésére bemutatni nem tudja (mert azt nem megfelelően archiválta, és ezért nem áll rendelkezésre), az Áfa levonás tárgyi feltételének hiánya miatt az adóhatóság adóhiányt, 50%-ig terjedő adóbírságot és késedelmi pótlékot állapíthat meg.

Ha e-számlát fogad be egy társaság, az eredeti elektronikus dokumentumot és az olvasáshoz szükséges programot mindenképpen menteni (majd archiválni) kell, visszakereshető módon. Az adólevonási jog gyakorlása az elektronikus dokumentumhoz kötődik, az elektronikus dokumentum pedig kizárólag elektronikusan őrizhető meg.

Minden társaságnál előbb-utóbb elkerülhetetlen, hogy kialakítsa a társaság méretéhez, a befogadott e-számlák fajtájához és mennyiségéhez igazodó megbízható archiválási rendszerét.

Az elektronikus megőrzéstől eltekinteni nem lehet. Opcióként viszont továbbra is adott, hogy ezzel párhuzamosan az e-dokumentum nyomtatható, papír alapú formában is tárolható. Nincs akadálya annak sem, hogy a társaság belső folyamataihoz használja a papír alapú dokumentumot (az elektronikus verzió megtartása mellett.)

A NAV és az e-számlák

A 2014. november 15-ig a NAV felé teljesített, számlázó programokkal kapcsolatos bejelentésekkel összefüggésben egyre gyakoribbak az adóhatóság erre specializált szakosztálya által végzett vizsgálatok, melyek keretében a hatóság egyre nagyobb hangsúlyt fektet az e-számlák ellenőrzésére is: részletesen ellenőrzi az elektronikusan befogadott és kibocsátott számlákat, az elektronikus számlázással kapcsolatos szabályzatokat, valamint az elektronikus számlák archiválásával kapcsolatos folyamatokat.

Nagyon fontos tehát, hogy az adózók tudatában legyenek az e-számlákkal kapcsolatos kockázatoknak, azokat a szabályozásnak megfelelően kezeljék és felkészüljenek az adóhatósági vizsgálatokra. Az előkészületeket csak halasztani lehet, elkerülni nem.