Könyvelőirodák! Optimalizáljunk! – 2. rész

A kintlévőségek minimalizálása

Cikksorozatom első részében a könyvelőirodák bevételeinek és költségeinek optimalizálásával foglalkoztam, melyhez elengedhetetlen a rezsióradíj pontos kalkulációja. A másik fontos dolog, amit érdemes átgondolni: a kintlévőségek kezelése.

Sok oka lehet annak, ha több havi kintlévőségünk van. Itt azzal az esettel szeretnék egy kicsit foglalkozni, amikor nem átmeneti likviditási nehézségek miatt nem fizet már több hónapja az ügyfél, hanem egyértelműen látni, hogy ez a probléma stabilizálódni látszik – vagy adott esetben lenne rá keret, de ennek ellenére sem akar fizetni. Sok esetben mit tesz ilyenkor az ügyfél? Ígérget, ígérget, és végül „betart” nekünk!

Egy idő után már akkora deficitet okoz, hogy úgy döntünk, nem tűrjük tovább. Sokan eljutnak ide néhány hónap után, de nagyon sokan képesek több hónapig tűrni, sőt olyannal is találkoztam, aki már több mint egy éve könyvel olyan ügyfélnek, aki csak ígérget, bízva abban, hogy egyszer majd megadja a tartozását. Elárulom: a legtöbb esetben nem fogja! Gondolom, erre sokan rájöttünk már – jobb esetben mások kárán, rosszabb esetben a saját bőrünkön tapasztaltuk.

És mi a probléma ezzel? Az, hogy végül mégiscsak úgy döntünk, hogy megválunk ettől az ügyféltől. De e döntés meghozatalához több hónap – akár év – kellett. De mi is történt volna, ha akkor hozzuk meg a döntésünket, amikor még csak két-háromhavi díjjal tartozik?

Bizonyosan még akkor is jobban jártunk volna, ha anélkül küldjük el, hogy azt a két-háromhavi tartozását kifizette volna. Mivel halogattuk, a tartozása nőtt, a munkánk rengeteg volt vele, a költségeink, az időráfordításunk is csak emelkedett, és végül úgysem kaptuk meg munkánk méltó jutalmát. Ha nem egy, hanem több ilyen ügyfelünk van (feltételezhetően – sajnos – akadhat néhány), akkor ez a mínusz csak halmozódik és végül elúszunk mi is. Igaz, adunk munkát másnak – mert ugyebár valaki csak lekönyveli a nem fizető céget is – de az is a mi zsebünkből megy. Emellett pedig idegeskedünk és a feszültség minden hónap elteltével csak egyre nő és nő.

Az én bevált módszerem

Annak érdekében, hogy elkerüljem a kintlévőségek halmozódását (sajnos saját hibámból tanultam, de így legalább jól megjegyeztem), az irodámban azt vezettem be, hogy maximum háromhavi elmaradást engedek egy ügyfélnek, és ha nem egyenlíti ki a harmadik hónap végéig a tartozását, akkor visszaadom az iratait (persze ezt elő kell készíteni, fel kell szólítani a fizetésre, hivatkozni a szerződésre, stb.) és nem könyvelem tovább.

Ennek az lett az eredménye, hogy egy-két ügyféltől megszabadultam (amit nem sajnálok, mert úgysem fizetett volna később sem), ám a legtöbben megijedtek attól, hogy mást kell keresniük, nem akartak semmiképp megválni tőlem, így visszakönyörögték magukat. Én pedig adtam egy utolsó (!) esélyt azzal, hogyha még egyszer eljutunk idáig, akkor végleg elválunk egymástól. Így először megegyeztünk a függő tartozás részletekben történő rendezésében és feltétel volt még, hogy a jövőben esedékes havi díjakat is határidőben rendezzék. Ez a módszer nálam bevált, ami még egy nagy lépéssel előbbre vitt: csak és kizárólag fizető ügyfeleim vannak!

Természetesen továbbra is vannak olyanok, akik valami átmeneti likviditási okból nem tudnak fizetni, de ez más, mert ilyenkor meg lehet beszélni, hogy később rendezik, ez bizalomtól függ! Jelenleg nincsenek milliós kintlévőségeim, nyugodtan alszom és megkapom a kellő megbecsülést a munkámért.

Apropó! Megbecsülés! Néhány rövid gondolatindító kérdés: az az ügyfél, aki képes arra, hogy hónapokig nem fizeti ki a könyvelési díjat, és csak ígérget, vajon megbecsül minket? Vajon értékeli azt a tudást, munkát és igyekezetet, amit befektetünk? Ha a válasz ezekre a kérdésekre az, hogy nem, akkor vajon miért is tartjuk még fent a kapcsolatot vele??? Hiszen anyagilag nem éri meg, mivel nem fizet. Megbecsülést sem kapunk, ez sem lehet indok!

Ráadásul sok esetben még az is előfordul, hogy a megalapozatlan véleményét híresztelve rontja a presztízsünket a piacon – mert ugyebár a legtöbbet panaszkodó ügyfél leggyakrabban abból a körből való, aki nem fizet, vagy épp olyan alacsony díjat fizet, hogy meg sem éri vele foglalkoznunk! Tehát, nincs értelme tovább könyvelnünk neki! Szüntessük meg mielőbb a kapcsolatot és dőljünk hátra elégedetten!

Eredmény

És hogy ennek az egésznek mi lesz (lehet) az eredménye?

  1. Ha nem megyünk egy bizonyos szint alá a könyvelési díjjal, akkor nyereségesen könyvelünk majd minden ügyfélnek.
  2. Ha nem engedünk meg néhány havi elmaradásnál több kintlévőséget, akkor nem lesz nagy összegű deficitünk.
  3. Ha van nyereségünk és nincs sok kintlévőségünk, akkor stabil munkahelyet tudunk biztosítani az alkalmazottainknak, nem leszünk idegesek (legalábbis emiatt), a légkör felszabadul és a munkakörnyezet is nyugalmasabb lesz.
  4. Ha betartjuk ezeket, akkor azok az ügyfelek, akik lehúznának (akár anyagilag, akár szakmailag, akár lelkileg) elkerülnek és felszabadul az idő, a hely és az energia azokra, akik megérdemlik a törődést, és megbecsülnek minket.
  5. A kellő megbecsüléstől magabiztosabbak leszünk, a felszabadult időnkben (talán) jut idő magunkra – vagy épp az elmaradt dolgokat tudjuk bepótolni – és ez testi – lelki – szellemi – szakmai fejlődéshez vezet, kiegyensúlyozottabbá válunk, így be tudjuk vonzani azokat az ügyfeleket, akiknek ilyen könyvelőre van szükségük. Hát nem megéri? 🙂

A fentiek alapján talán egyesek azt gondolják, hogy „Álmodozz csak nyugodtan, ez nem így megy!” Valóban: nem könnyű, de MŰKÖDIK! Én vagyok rá az élő példa és hiszem, tudom és tapasztalom is, hogy ez megvalósítható mindenkinél, hol rövidebb, hol hosszabb idő alatt! Kívánom mindenkinek, hogy sikerüljön ezt elérnie! Ez nem mese, de „aki nem hiszi, járjon utána!”

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be folyamatosan bővülő konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016

Hozzászólások

Jelenleg nincs hozzászólás, légy te az első!

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!