Könyvelőirodák! Optimalizáljunk! – 1. rész

A rezsióradíj számítása

Az adminisztrációs feladatok tömkelegében, a nyomasztó határidők közepette már szinte időnk sem jut arra, hogy körülnézzünk a saját házunk táján és foglalkozzunk egy kicsit irodánk bevételeinek és költségeinek optimalizálásával. Pedig ha megállunk egy percre és átgondoljuk, mennyi a munkánk, a bevételünk és a kiadásunk, akkor lehet, hogy meglepő eredményre jutunk. Ezzel a cikkel szeretnék hozzájárulni e néhány perces „megállás” eredményességéhez.

Miről is szeretnék itt szólni? Saját tapasztalatomból indulok (ismét) ki és az ezzel kapcsolatos gondolatok egy részét szeretném összeszedni. Sokszor halljuk a szakmánkban, hogy a könyvelőirodák „úsznak a munkától”, éjjel-nappal dolgozik mindenki, nem sikerül a határidőket betartani, későn hozza az ügyfél a számlákat (ha egyáltalán hozza), sok a munka, de nem találnak (megfelelő) munkatársat, ezért a hiányzó ember munkáját ráterhelik a meglévő alkalmazottakra, akik végül kikészülnek… És még folytathatnám!

Amellett, hogy a magyar adórendszer sajátossága a rengeteg adónem és a sok adminisztrációs teher, vannak olyan dolgok, amik szem előtt tartásával talán könnyebbé tehetnénk a saját magunk és mások életét is. Ez pedig a bevételeink és költségeink optimalizálása.

Rezsióradíj számítása

Sokaktól hallom, hogy az árverseny miatt rendkívül alacsony könyvelési díjakkal dolgoznak csupán azért, mert minél több ügyfelet szeretnének megnyerni. Vannak, akik a meglévő ügyfelüket szeretnék megtartani úgy, hogy annak kérésére időnként hajlandók – akár jelentős – árcsökkentésbe is belemenni. Ezzel nincs is gond addig, amíg tisztában vagyunk azzal, hogy hol van az a szint, ameddig elmehetünk és mi az az ár, amiből már semmiképp nem szabad engednünk. Ez a kulcsa az egésznek!

Tisztában kell lennünk azzal, hogy egy órányi munka mennyi költséget jelent számunkra, azaz ki kell számolnunk a rezsióradíjunkat. Érdemes számba venni azokat a költségeket, amik a tevékenység során egy év alatt felmerülnek (fontos, hogy éves összeget határozzunk meg amiatt, hogy elkerüljük az eredmény torzulását, hiszen vannak például tagdíjak, előfizetési díjak, stb., amelyek egy évre szólnak, de kiadásként mégis egy összegben jelentkeznek).

Tehát számoljuk össze, hogy például mennyit fizetünk az irodabérletért (vagy adott esetben mennyi a saját tulajdonú ingatlanunk értékcsökkenése), mennyit tesz ki egy évben a rezsi, az alkalmazottak bérköltsége, az esetleges megbízási díjak, a licence-díjak, mennyibe kerülnek az irodaszerek, a kisebb tárgyi eszközök, milyen mértékűek a telekommunikációs költségek, a takarítás és higiéniai anyagok költségei és még sorolhatnám.

Ehhez például segítségünkre lehet egy korábbi évi főkönyvi kivonat, ami az előző évi költségeink jellegét és összegét is mutatja. Korrigáljuk ezt az adott évi várható és tényadatok ismeretében! Amikor megkaptuk a teljes évi várható költségösszeget, akkor osszuk le a működésünknek megfelelően óradíjra.

Ezt követően mérjük fel, hogy egy adott ügyféllel hány órát foglalkozunk egy hónapban és ezt a rezsióradíjjal megszorozva, megkapjuk azt az összeget, amennyi ahhoz elég, hogy nullszaldósok legyünk.

Persze nem ez a célunk, hanem a nyereségesség, így mindenképp kalkuláljuk ki, hogy mi az az összeg, amiért az adott ügyfelet megéri elvállalni és ez legyen a könyvelési díjunk! Ez alá ne menjünk soha!

Nagyon sokan kalkulálnak hasonló módszerrel, de sajnos rengeteg olyan iroda van, ami nem fordít időt ezekre a számításokra, mert „sok a munka” (ami így is van), viszont nem érti, hogyha ennyi ügyfele van és ennyit dolgozik (adott esetben öt, tíz, tizenöt ember is), miért nem marad neki hó végén semmi nyeresége (vagy ha marad, akkor miért csak ilyen kevés).

Véleményem szerint muszáj leülni és rászánni az időt erre a kalkulációra, mert meglepő eredményeket fogunk tapasztalni! Tisztába kerülünk azzal, hogy mekkora könyvelési díj esetén vagyunk nullán, mi az a díj, ami alatt nem szabad elvállalni egy adott ügyfél könyvelését és mekkora díjat kell elkérni ahhoz, hogy egy adott (elvárt) nyereséget elérjünk. Ezek után vélhetően egyszerűbb lesz nemet mondani egy új ügyfélnek, aki arra hivatkozik, hogyha nem vállaljuk el potom pénzért, akkor mással köt szerződést, de az is lehet, hogy a meglévő ügyfelet fogjuk ezek után könnyen elengedni, ha kiderül, hogy veszteséges üzletmenetet folytatunk vele.

Cikksorozatom második részében egy másik nagyon fontos dologról, a kintlévőségek minimalizálásáról írok majd és elárulom, hogy mi az én bevált módszerem!

* * *

Nehogy lemaradj! Írd be folyamatosan bővülő konferenciáink dátumait a naptáradba és élj speciális kedvezményeinkkel! >> KEDVEZMÉNYES KONFERENCIANAPTÁR 2016

Hozzászólások

1 hozzászólás

    • Csilla Sallai
    • 10:18

    Nagyon büszke vagyok rá, hogy azt a gondolkodásmódot, amit 15 éve igyekszem előadásaimban és publikációimban a könyvelő kollégák között elterjeszteni a következő generáció – s volt kollégám – átvette és tovább hirdeti!
    Szívből ajánlom én is mindenkinek a saját cégében a tisztánlátás!

    dr. Sallai Csilla
    Könyvelőiroda Vezetők Klubja
    elnöke

Értékelés, hozzászólás
Az értékeléshez és hozzászóláshoz kérjük jelentkezz be!