Mindennapi munkánk során igen gyakran találkozunk az üzleti utazások elszámolásával kapcsolatos kérdésekkel – tekintsük tehát át, hogy a magánszemélyek kiküldetésük teljesítése során, belföldön illetve külföldön milyen típusú juttatásokban részesülhetnek, milyen típusú költségeket számolhatnak el, mely esetekben kell adókötelezettségekkel számolnunk, illetve ezek mértéke hogyan alakul a magánszemély és a kifizető oldalán.

A témakör szerteágazó, első körben ismerkedjünk meg néhány olyan fogalommal, amely a tisztánlátás érdekében lényeges lehet. Ezt követően áttekintjük a legfontosabb szabályokat, amelyekre az elszámolás során tekintettel kell lennünk.

Kiküldetés, külföldi kiküldetés, hivatali, üzleti út fogalma

A személyi jövedelemadóról szóló törvény szabályozza a kiküldetés, azon belül a külföldi kiküldetés, továbbá a hivatali, üzleti út fogalmát, illetve az adott juttatások elszámolásával, adófizetési kötelezettségével kapcsolatos jogszabályi előírásokat.

Kiküldetés alatt a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést értjük. Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazása. Hivatali, üzleti útnak pedig a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás minősül, ideértve különösen a kiküldetés miatt szükséges utazást.

Ne feledjük, nem minősül hivatali, üzleti útnak a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás, illetve az olyan utazás sem, amely esetén a vonatkozó dokumentumok és körülmények alapján (akár közvetve) megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan szolgál hivatali, üzleti célokat – ez utóbbiak azért viszonylag nagy biztonsággal kiszűrhetőek.

Kiküldetéssel, külföldi kiküldetéssel, hivatali, üzleti úttal kapcsolatos költségek és azok elszámolása

A kiküldetéssel kapcsolatban a költségek fedezetére kapott összegek bizonyos esetekben nem viselnek adókötelezettséget. Ha azokat bevételként figyelembe kell venni, akkor pedig lehetőség nyílhat vele szemben költségelszámolásra. Jó néhány költségtípus praktikusan – a nevére szóló számla alapján – eleve a kifizetőt terheli, így egyszerűbb dolgunk van, de a költség típusától függően ilyenkor is felmerülhet adókötelezettség.

A jogszabály szerint – témánk szempontjából releváns – költségtérítésnek azt a bevételt kell tekinteni, amelyet a törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére hivatali, üzleti utazással összefüggésben kap a magánszemély (eltekintve azoktól, amelyeket a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni). Nem merül fel költségtérítés és nem keletkeztet adókötelezettséget, ha a magánszemély a kiküldetésre, hivatali, üzleti utazásra tekintettel a juttató részére közvetlenül a juttató nevére szóló bizonylattal köteles elszámolni.

Nem keletkezik a magánszemélynek jövedelme az esetben sem, ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg és azt a kiküldő utólag, a bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.

Nem szabad elfelejteni, hogy amennyiben a magánszemély a kiküldetéssel, üzleti utazással kapcsolatban előleget kap, akkor azzal köteles főszabályként 30 napon belül, külföldi kiküldetés esetén pedig a visszaérkezést követő 30 napon belül elszámolni, ellenkező esetben kamatkedvezményből származó jövedelem merülhet fel.

Jellemzően előforduló költségek

A kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő leggyakoribb költség az utazásra és a szállásra fordított összeg, az ezekről kiállított bizonylat szólhat a magánszemély és a kiküldő társaság nevére is.

A szállásköltségről kiállított számla azonban jellemzően a kiküldetést elrendelő nevére szól. A jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a szállás ellenértékét (az adókötelezettséget nem befolyásolja, hogy a szállást a kiküldő rendeli és fizeti ki, vagy esetleg utólag téríti meg a kiküldött részére, a kiküldetést elrendelő nevére szóló számla alapján). A szállásdíjról szóló számlán gyakran találkozunk a reggeli ellenértékével is, szintén nem lesz adóköteles a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértéke sem (az ún. kötelező reggeli).

Megszállni nem csak szállodában lehet. Életszerű és költséghatékony, hogy hosszabb ideig tartó kiküldetés esetén a munkáltató lakást béreljen a kiküldött munkavállaló részére. A szállásdíj ilyen esetben magába foglalja a bérleti díjon felül rezsi költségeket (az is a szállás ellenértékének minősül). Arra azért oda kell figyelni, hogy az alapvető szolgáltatásokon kívül rendelt egyéb (például személyes szükségletet kielégítő) szolgáltatások már biztosan nem képezik a szállás díját, így ott adókötelezettséggel kell számolnunk.

Utazni is többféleképpen lehet, busszal, vonattal, repülővel, hajóval, a magánszemély vagy a hivatali, üzleti utat elrendelő kifizető gépjárművével. Nem keletkezik jövedelem az utazási jegy ellenértékének megtérítésekor sem – még akkor sem, ha a jegy árában az étkezés ellenértéke is benne foglaltatik. Elméletileg elég leadni az utazási jegyeket, nincs szükség a számlára, de a kiküldő társaság dönthet úgy, hogy csak a számla ellenében történő elszámolást teszi lehetővé.

Ha gépjárművel utazik a kiküldött, egyszerűbb az eset, ha a kiküldő által biztosított személygépkocsit használja. Ekkor a felmerülő költségeket a kiküldő számolhatja el. Kicsit több odafigyelést igényel az az eset, amikor a magánszemély biztosítja az utazáshoz a gépjárművet. Ilyenkor számít, hogy a személygépkocsi kinek a tulajdonában van és a hivatali, üzleti utat kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján számolják el.

Kezdjük a kiküldetési rendelvénnyel. Ez szerencsére a belföldi és a külföldi kiküldetések esetén egyaránt használható és nem kötelező esetenként kiállítani (akár havonta is megtörténhet, célszerű ennek rendjét belső számviteli szabályzatban rögzíteni). Egy kis kitérő, de talán segít a félreértések elkerülésében: nevével ellentétben a kiküldetési rendelvény alkalmazása (munkajogi oldalról) nem feltétlenül jelent kiküldetést (a kiküldetés munkajogi szempontból a munkáltató egyoldalú utasításának lehetőségét teszi lehetővé, a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás tartama naptári évenként összesen a 44 munkanapot nem haladhatja meg). Ez a dokumentum sokkal inkább egy adózással kapcsolatos bizonylatnak tekinthető. A kiküldetési rendelvény tehát akkor is alkalmazható, ha munkajogi értelemben nem valósul meg a kiküldetés.

Nem minősül bevételnek a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén kapott összeg, ha nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket – ez pedig a kilométer távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség figyelembevételével kiszámított összeg. Jó hír továbbá, hogy nem kell cégautóadót fizetni ilyen esetben (amennyiben a kapott térítés nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható mértéket).

Kiküldetési rendelvény azonban csak saját (és házastárs) tulajdonában lévő gépjármű hivatali célú használatára tekintettel alkalmazható. Érdemes megvizsgálni, mi számít saját tulajdonnak, mert ebből is számtalan félreértés származhat. Saját tulajdonú jármű egyrészt, amely a magánszemély tulajdonában van, vagy általa zárt végű lízingbe vett, emellett a házastárs tulajdonában álló, illetve az általa zárt végű lízingbe vett jármű. Nem minősül saját tulajdonú járműnek a személygépkocsi, ha kizárólag üzembentartó a magánszemély.

Ha nem saját személygépkocsit használ a kiküldött magánszemély, úgy az útnyilvántartás alkalmazása jöhet szóba. Az üzemanyagköltség címén elszámolható összeg a megtett út, a fogyasztási norma és az üzemanyagár szorzataként állapítható meg – a megtett utak igazolása kapcsán van szükség az útnyilvántartásra. Kerüljük el a felesleges adminisztrációt: a magáncélból megtett utak nem kell, hogy szerepeljenek benne. Az üzemanyag költségen felül elszámolhatóak a bizonylattal igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek – de csak az üzleti, hivatali használat arányában. Ne feledjük emellett, hogy ilyenkor a költségelszámolás miatt felmerül a cégautóadó fizetésének kötelezettsége is, szerencsésebb megoldás tehát – amennyiben mód van rá – a kiküldetési rendelvény alkalmazása.

Még mindig személygépkocsival utazunk: gyakran van szükség arra, hogy (már csak elektronikus formában létező) autópálya matricát vásároljunk. Ez sem jár adókötelezettséggel még akkor sem, ha a magánszemély a saját gépkocsiját használja hivatali, üzleti célra és a kifizető az autópálya-matricát megvásárolja a magánszemély részére – és azt (időszakos érvényességénél fogva) adott esetben saját célra is használja a magánszemély.

Ha pedig a kifizető által biztosított személygépkocsival történik az utazás, úgy szintén nem keletkezik adókötelezettség, mivel még a magáncélú használat továbbá azzal összefüggésben az úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása is adómentesnek minősül.

Említést érdemel még a napidíj. Ha külföldi kiküldetésről van szó és a kiküldő napidíjat biztosít, úgy igazolás nélkül elszámolható a bevétel 30 százaléka, de legfeljebb naponta 15 eurónak megfelelő forintösszeg.

Ha tehát a magánszemély napi 50 eurónál többet kap a külföldi kiküldetése során, akkor abból csak 15 euró számolható el igazolás nélkül. Ugyanakkor alacsonyabb összeg esetén a 30 százalékos korlátra kell tekintettel lennünk.

A belföldi kiküldetés napidíjáról kormányrendelet rendelkezik, a rendelet hatálya kiterjed minden munkáltatóra és velük munkaviszonyban álló munkavállalóra. A többletköltségek fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés – azaz napidíj – jár (átalányként legalább napi ötszáz forint). A napidíj jár, tehát a rendeletben foglaltak teljesülése esetén ki kell azt fizetni. Itt azonban nincs mentesített rész, a belföldi kiküldetésre tekintettel kifizetett napidíj teljes összege adóköteles bevétel és munkaviszonyból származó jövedelemként válik adókötelessé. Lehetővé teszi a kormányrendelet – napidíj helyett – a munkáltató nevére kiállított számla alapján történő térítést is. Ekkor azonban annak összege egyes meghatározott juttatásnak minősül és a kifizető oldalán adóköteles – jelenleg összesen 51,17% adóterhet viselve (munkavállalót nem terheli adókötelezettség).

És végül, ha már egyes meghatározott juttatásokról esett szó: a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem is annak minősül. Az étkezés térítése ebben az esetben megvalósulhat a munkáltató nevére kiállított számla ellenében. „Más szolgáltatás” sok minden lehet, például a hivatalos részt követően megvalósuló szórakoztató program (kulturális program, városnézés, stb.).

Jó utazást kívánok!

* * *

Kérdésed van a témakörben? Írj kommentet vagy gyere el az Adóegyetemre, ahova most még kedvezményesen jelentkezhetsz>> Adóegyetem 2016